Optimal Systems

expert wird zunehmend papierlos

24.01.2023, Die expert Warenvertrieb GmbH rollte schon vor Jahren eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung mit enaio von Optimal Systems aus und hat so den „Papierverkehr" um 80 % reduziert. Nach über zehn Millionen digital verarbeiteten Belegen soll deren Erfassung künftig mithilfe künstlicher Intelligenz fast ganz ohne manuelles Zutun erfolgen. „Das wird der Autopilot für die Eingangsrechnungsbearbeitung", so sich Michael Reinhardt (Bild), Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT von expert. Die Struktur aus Einkaufskooperation, über 200 rechtlich selbstständigen Unternehmern und 402 Standorten sorgt für aufwendige Abrechnungsprozesse im Innenverhältnis: „Wir verarbeiten rund 220.000 Belege pro Monat, das sind pro Woche mehrere tausend Rechnungen, die früher alle einzeln gestempelt, kopiert, gescannt und abgelegt werden mussten", so Reinhardt. Legt man eine Studie der Uni Leipzig zugrunde, nach der die Bearbeitung eines einzigen Belegs vom Eingang bis zur Ablage rund drei Minuten braucht, ist die Zeitersparnis des digitalisierten Prozesses für alle Beteiligten offensichtlich: Bei inzwischen rund 10,5 Millionen Belegen, die seit dem Start der ausgewählten Enterprise Content Management (ECM)-Lösung archiviert wurden, entspräche sie rund 65.000 Arbeitstagen.

Quelle: www.optimal-systems.de
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